Conocimiento

Administra contratos con clientes, proveedores y empleados. Rastrea vigencia, renovaciones y términos.

Crear contrato

Acceso

1. Ve a Finanzas → Contratos
2. "+ Nuevo contrato"

Información básica

Nombre (obligatorio)

• Descripción del contrato
• Ej: "Servicio de inspección anual"

Tipo (obligatorio)

• Cliente / Proveedor / Empleado
• Afecta campos disponibles

Cliente/Proveedor (obligatorio)

• Selecciona entidad

Descripción (recomendado)

• Resumen de términos principales

Fechas

Fecha de inicio (obligatorio)

• Cuándo comienza contrato

Fecha de vencimiento (obligatorio)

• Cuándo termina

Auto-renovación (opcional)

• ¿Se renueva automáticamente?
• Días de aviso antes de expiración

Términos del contrato

Monto

Valor total del contrato (obligatorio)

• Cantidad total a cobrar/pagar
• En moneda acordada

Método de pago

• Único pago / Pagos mensuales / Otro
• Términos de pago

Incremento anual (opcional)

• % de aumento por renovación
• Para proyecciones

Condiciones

1. Ve a "Términos"
2. Agrega:

- Exclusiones

- Responsabilidades

- Penalidades

- Terminación anticipada

Adjuntar documento

1. "+ Adjuntar documento"
2. Sube PDF del contrato firmado
3. O adjunta versiones de negociación

Estados de contrato

• Pendiente - Sin firmar aún
• Activo - Vigente
• Vencido - Pasó fecha de vencimiento
• Terminado - Finalizado antes de vencimiento
• Renovado - Extendido automáticamente
• Cancelado - Anulado

Cambia automáticamente según fechas y acciones.

Renovaciones

Rastrear renovación

Si contrato se renueva:

1. Antes de vencimiento, sistema alerta
2. Configura notificación automática
3. Cuando renovar, "+ Renovar contrato"
4. Sistema crea nuevo contrato con:

- Nueva fecha inicio = vencimiento anterior

- Nueva fecha fin = +1 año

- Monto actualizado si hay incremento

Auto-renovación

Si configuraste auto-renovación:

1. Sistema crea automáticamente nueva versión
2. A menos que indiques "No renovar"
3. Avisos 30/60 días antes

Alertas de vencimiento

Configuración

En Configuración → Notificaciones:

1. "Contratos por vencer"
2. Alertas a: 90 / 60 / 30 / 15 / 7 días
3. Canal: Email, App, SMS

Gestionar alertas

1. Ve a Finanzas → Contratos
2. Filtro: "Por vencer"
3. Ordena por fecha de vencimiento
4. Prioriza renovaciones/renegociaciones

Reportes de contratos

Acceso a análisis

Ve a Finanzas → Reportes → Contratos

Muestra:

• Contratos vigentes
• Valor total comprometido
• Por tipo (cliente, proveedor)
• Por vencer (próximos 90 días)
• Historial de contratos cerrados

Valor anual comprometido

1. Ve a Reportes → Pipeline de ingresos
2. Basado en contratos vigentes
3. Proyecta ingresos por período

Archivo de contrato

Almacenar documentos

1. En contrato, "Documentos"
2. "+ Adjuntar"
3. Copia firmada
4. Versiones anteriores
5. Correspondencia relacionada

Archivos están disponibles para:

• Referencia rápida
• Auditoría
• Disputa

Firma digital

Habilitar firma digital

En Configuración → Integraciones → DocuSign:

1. Conecta DocuSign
2. En contrato, "Solicitar firma"
3. Sistema envía documento a firmar
4. Contraparte firma digitalmente
5. Versión firmada se guarda automáticamente

Seguimiento de términos

Monitorear cumplimiento

1. En contrato, "+ Evento"
2. Registra:

- Entrega completada

- Cumplimiento de obligación

- Problema identificado

1. Se registra en historial
2. Útil para justificar renovación / no renovación

Contratos de empleados

Información específica

Para contratos laborales:

1. Tipo: "Empleado"
2. Selecciona empleado
3. Especifica:

- Salario base

- Beneficios

- Acuerdos especiales

1. Links a fichero de empleado

Alertas de contrato

• Vencimiento de contrato (típicamente anual)
• Recordatorio de beneficios
• Evaluación de desempeño programada

Contratos de proveedor

Información de proveedor

1. Tipo: "Proveedor"
2. Especifica:

- Términos de pago

- Cláusulas de penalidad

- Exclusividad (si aplica)

Descuentos por volumen

1. "+ Agregar tier de descuento"
2. Volumen mínimo
3. % de descuento
4. Se aplica automáticamente en órdenes

Cláusulas especiales

Documentar acuerdos

1. Ve a "Cláusulas"
2. "+ Agregar cláusula"
3. Nombre y descripción
4. Vigencia
5. Documentar acuerdos especiales

Ejemplos:

• "Descuento del 20% en volúmenes > 100 unidades"
• "Penalidad: 5% del valor si no se cumple fecha"
• "Confidencialidad: 5 años post-término"

Mejores prácticas

Administración

1. Centraliza - Todo en un lugar
2. Documenta - Copia del contrato siempre
3. Rastrea fechas - No dejes vencer
4. Comunica términos - Equipo sabe obligaciones

Renovación

1. Plan con anticipación - 60 días antes de vencer
2. Negocia cambios - Si condiciones cambiaron
3. Automatiza renovación - Si términos satisfactorios
4. Revisa periódicamente - ¿Se está cumpliendo?

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