Conocimiento

Registra, categoriza y aprrueba gastos para mantener control de costos operacionales.

Crear gasto

Acceso

1. Ve a Finanzas → Gastos
2. "+ Nuevo gasto"

Información básica

Descripción (obligatorio)

• Qué se gastó
• Ej: "Combustible para furgoneta"
• Ej: "Baterías de repuesto"

Monto (obligatorio)

• Costo total
• En moneda local

Categoría (obligatorio)

• Combustible
• Repuestos
• Viáticos
• Equipamiento
• Mantenimiento
• Otro

Proveedor (recomendado)

• Dónde se compró
• Para tracking de proveedores

Fecha del gasto (obligatorio)

• Cuándo se realizó
• Típicamente hoy

Detalles adicionales

Proyecto (opcional)

• Vincula a proyecto
• Para cálculo de costo

Empleado (si aplica)

• Quién incurrió gasto
• Para reembolso

Recibo/Comprobante (recomendado)

• Sube foto o PDF
• Documentación

Billable (opcional)

• ¿Se puede cobrar al cliente?
• Incluir en factura del proyecto

Categorías de gasto

Pre-configuradas

• Combustible / Energía
• Repuestos / Equipamiento
• Viáticos / Transporte
• Seguros
• Mantenimiento
• Servicios
• Capacitación
• Impuestos
• Otro

Crear categoría personalizada

En Configuración → Categorías de gasto:

1. "+ Nueva categoría"
2. Nombre descriptivo
3. Código contable (opcional)
4. Presupuesto anual (optional)
5. Guardar

Sistema alertará si gastos exceden presupuesto.

Aprobación de gastos

Flujo de aprobación

1. Empleado registra gasto
2. Estado: "Pendiente aprobación"
3. Gerente recibe notificación
4. Gerente revisa y aprueba/rechaza

Configurar aprobadores

En Configuración → Aprobación de gastos:

1. Selecciona nivel: Cantidad umbral
2. Gastos < $100: Auto-aprobado
3. Gastos $100-500: Aprobador 1
4. Gastos > $500: Aprobador 2 + CFO

Aprobar/rechazar

1. Como gerente, abre gasto pendiente
2. "+ Revisar"
3. "Aprobar" o "Rechazar"
4. Si rechaza, comentario obligatorio
5. Empleado recibe notificación

Reportes de gastos

Acceso a análisis

Ve a Finanzas → Reportes → Gastos

Muestra:

• Total gastado por período
• Por categoría
• Tendencia de gastos
• Comparativa año vs año
• Por proyecto (si aplica)

Presupuesto vs Real

1. Ve a Reportes → Presupuesto
2. Muestra:

- Gastos reales

- Varianza

- % utilizado

Sistema alerta si se excede presupuesto.

Viáticos

Registrar viático

Para gastos de viaje:

1. "+ Nuevo gasto"
2. Categoría: "Viáticos"
3. Detalle:

- Fecha inicio/fin

- Propósito (cliente, reunión, etc.)

- Monto

- Comprobantes

1. Guarda

Políticas de viáticos

En Configuración → Políticas de viáticos:

1. Define montos permitidos:

- Alimentación por día

- Transporte

- Otros

1. Gastos se validan contra política
2. Si excede, requiere aprobación adicional

Reembolsos

Solicitar reembolso

Si empleado pagó de bolsillo:

1. En gasto, "Marcar para reembolso"
2. Monto a reembolsar
3. Medio de reembolso: Transferencia / Cheque
4. Guarda

Procesar reembolso

1. Como gerente, ve a Finanzas → Reembolsos
2. Lista de reembolsos pendientes
3. "Procesar"
4. Sistema registra pago a empleado

Gastos recurrentes

Para costos que se repiten:

1. "+ Nuevo gasto recurrente"
2. Configura:

- Monto

- Frecuencia: Mensual, Trimestral, etc.

- Categoría

1. Duración: Meses / Años

Sistema automáticamente:

• Crea gasto cada ciclo
• Mismo monto y categoría
• Requiere aprobación cada ciclo (si aplica)

Ejemplos:

• "Alquiler de oficina" (Mensual)
• "Seguro de flota" (Anual)
• "Mantenimiento preventivo" (Trimestral)

Análisis de costos

Por proyecto

En proyecto, ve a "Financiero":

Muestra:

• Costo del proyecto
• Gastos directos
• Tiempo/mano de obra
• Comparativa con presupuesto

Por cliente

Ve a Reportes → Por cliente:

Muestra:

• Costo total servido
• Margen por cliente
• Rentabilidad

ROI de gastos

1. Ve a Reportes → ROI
2. Muestra:

- Ingresos generados

- ROI %

Mejores prácticas

Control de gastos

1. Aprueba antes - No gastes sin autorización
2. Sé eficiente - Busca mejores precios
3. Documenta todo - Recibos siempre
4. Categoriza bien - Para reporting útil

Presupuesto

1. Define presupuesto - Anual por categoría
2. Monitorea regularmente - Mensualmente
3. Identifica varianzas - ¿Por qué se diferencia?
4. Ajusta si es necesario - Pero con justificación

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