Conocimiento

UAS Control te permite crear, emitir, enviar y rastrear facturas profesionales de manera simple y completa.

Crear factura

Acceso

1. Ve a Finanzas → Facturas
2. Haz clic en "+ Nueva factura"
3. O desde Cliente/Proyecto, "+ Nueva factura"

Información básica

Cliente (obligatorio)

• Selecciona cliente
• Se pre-rellenan datos de facturación

Número de factura (automático)

• ID único: FACT-2024-001
• O configura formato personalizado

Fecha de emisión (automático)

• Hoy
• Puedes cambiar si es retroactiva

Fecha de vencimiento (obligatorio)

• Cuándo vence el pago
• Típicamente 30 días después

Moneda (obligatorio)

• CLP, USD, EUR, etc.
• Según contrato con cliente

Líneas de factura

Agregar items

1. "Líneas de factura"
2. "+ Agregar línea"
3. Para cada línea:

Descripción (obligatorio)

• Qué se está cobrando
• Ej: "Inspección de estructura"
• Ej: "20 imágenes aéreas de alta resolución"

Cantidad (obligatorio)

• Unidades: 1 inspección, 20 fotos, 10 horas

Unidad (obligatorio)

• Servicio, Hora, Unidad, Kilómetro, etc.

Precio unitario (obligatorio)

• Costo por unidad
• En moneda de factura

Descuento (opcional)

• Porcentaje o monto
• Por línea

Subtotal (automático)

• Cantidad × Precio - Descuento

Cargar desde tiempo registrado

Si proyecto usa time & material:

1. "+ Cargar desde tiempo"
2. Selecciona período
3. Sistema carga automáticamente:

- Horas billables

- Tarifa por hora

- Descripción de tareas

Montos totales

Automáticos

• Subtotal - Suma de líneas
• Descuentos totales - Si aplica
• Impuestos - IVA/GST según configuración
• Total - Cantidad a cobrar

Ajustes

Descuento global (opcional)

• Porcentaje o monto

Cargos adicionales (opcional)

• Gastos adicionales
• Intereses

Términos de pago

Configurar condiciones

1. Ve a "Términos de pago"
2. Especifica:

- Método de pago aceptado

- Condiciones especiales

- Información de cuenta bancaria

Ejemplo:

• "Transferencia bancaria"
• "Datos: Banco ABC, Cuenta 123456789"
• "Por favor incluir número de factura en transferencia"

Notas en factura

Mensaje personalizado

1. Ve a "Notas"
2. Agrega:

- Agradecimiento

- Términos especiales

- Información de contacto

- Instrucciones de pago

Ejemplo: "Gracias por su negocio. Para consultas sobre esta factura, contacte a..."

Enviar factura

Por email

1. Haz clic "Enviar"
2. Sistema pre-rellena:

- Email del cliente

- Asunto: "Factura #123"

- Cuerpo: Mensaje estándar

1. Personaliza si necesario
2. Revisa PDF preview
3. "Enviar"

Sistema registra:

• Fecha de envío
• Email destino
• Quién envió

PDF descargable

1. Haz clic "Descargar PDF"
2. Documento profesional
3. Puedes imprimir o guardar

Compartir enlace

1. "Generar enlace"
2. URL única
3. Cliente accede sin email
4. Puede ver y pagar online

Estado de pago

Estados

• Pendiente - Emitida, esperando pago
• Pagada - Pago recibido completo
• Parcialmente pagada - Pago parcial
• Vencida - Pasó fecha de vencimiento sin pagar
• Cancelada - Factura anulada

Cambiar estado

1. Abre factura
2. "Estado"
3. Selecciona nuevo estado
4. Si "Pagada", registra fecha de pago
5. Guarda

Registrar pago

Método 1: Manual

1. En factura, "+ Registrar pago"
2. Configura:

- Fecha de pago

- Monto (puede ser parcial)

- Método: Transferencia, Tarjeta, Efectivo, etc.

- Referencia: Número de transferencia

1. Guarda

Método 2: Desde Pagos

1. Ve a Finanzas → Pagos
2. "+ Nuevo pago"
3. Selecciona cliente
4. Vincula a factura
5. Registra detalles

Sistema automáticamente:

• Actualiza estado de factura
• Registra en historial financiero
• Afecta reporte de ingresos

Facturas recurrentes

Para clientes con pagos regulares:

1. "+ Nueva factura recurrente"
2. Configura:

- Cliente

- Items estándar (siempre igual)

- Frecuencia: Mensual, Trimestral, etc.

- Monto

- Duración

Sistema automáticamente:

• Crea factura cada ciclo
• Misma descripción/monto
• Incrementa número automáticamente
• Envía automáticamente (opcional)

Ejemplo: Contrato de soporte mensual por $2,000

Facturas de proyecto

Vincular a proyecto

1. Crea factura en proyecto
2. O desde proyecto, "+ Nueva factura"
3. Se pre-vincula automáticamente
4. Items del proyecto se cargan

Factura por hito

1. Configura facturación por hito
2. Al completar hito, crea factura
3. Para porcentaje del presupuesto del hito
4. Útil para proyectos a valor fijo

Gestión de deudores

Reporte de morosidad

Ve a Finanzas → Reportes → Deudores

Muestra:

• Clientes con facturas vencidas
• Monto adeudado
• Días de mora
• Últimos contactos

Recordatorios automáticos

Sistema puede enviar automáticamente:

• 3 días antes de vencimiento
• En fecha de vencimiento
• 15 días después de vencimiento

Configurable en Configuración → Recordatorios

Anular o editar factura

Editar factura no pagada

1. Abre factura con estado "Pendiente"
2. Haz clic "Editar"
3. Modifica items/montos
4. Guarda
5. Se registra cambio

Anular factura

1. Abre factura
2. Haz clic "Anular"
3. Motivo de anulación (obligatorio)
4. Sistema:

- Marca como "Anulada"

- Mantiene en registro

- No afecta finanzas

Factura de crédito

Si necesitas acreditar:

1. "+ Nueva factura de crédito"
2. Vincula a factura original
3. Monto de crédito
4. Motivo (devolución, descuento, error, etc.)
5. Descuenta automáticamente del monto adeudado

Reportes financieros

Acceso a reportes

Ve a Finanzas → Reportes

Análisis disponibles

• Ingresos - Total facturado por período
• Cuentas por cobrar - Dinero pendiente
• Morosidad - Facturas vencidas
• Tendencia de ingresos - Histórico y proyección
• Por cliente - Análisis individual
• Por proyecto - Rentabilidad

Impuestos

Configurar impuestos

En Configuración → Impuestos:

1. Selecciona país
2. Tasa de IVA/GST/VAT
3. Aplic específicos por cliente (si varían)

Sistema automáticamente:

• Calcula impuestos
• Los incluye en factura
• Los reporta para impuestos

Exención de impuestos

Algunos clientes pueden estar exentos:

1. En cliente, "Impuestos"
2. Marcar "Exento de IVA"
3. Facturas a este cliente no incluyen impuesto

Exportar y auditar

Exportar facturas

Descarga:

• Todas las facturas (rango de fechas)
• Formato: Excel, PDF, CSV
• Para auditor
• Para análisis

Historial de auditoría

Sistema registra:

• Quién creó factura
• Quién la envió
• Quién registró pago
• Cambios realizados
• Fechas y horas

Mejores prácticas

Emisión

1. Prontamente - Emite mismo día de finalizar trabajo
2. Datos correctos - Verifica cliente, monto, términos
3. Descripción clara - Cliente debe entender qué se cobra
4. Número secuencial - Para auditoría

Cobranza

1. Seguimiento - Llama 5 días antes de vencimiento
2. Recordatorios - Automáticos si es necesario
3. Profesionalismo - Mantén tono cordial
4. Registra pagos - Inmediatamente al recibir

Análisis

1. Revisa morosidad - Mensualmente
2. Proyecta ingresos - Para planificación
3. Identifica patrones - Clientes con problemas
4. Ajusta términos - Si es necesario

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