Conocimiento

El módulo CRM de UAS Control te permite capturar, organizar y gestionar leads potenciales desde el primer contacto hasta convertirlos en clientes.

Qué es un lead

Un lead es un contacto potencial que ha mostrado interés en tus servicios. Pueden ser:

• Personas que te contactaron
• Empresas que encontraste
• Referrales de clientes existentes
• Contactos de redes sociales
• Participantes de eventos

Crear un lead

Acceso

1. Ve a CRM → Leads
2. Haz clic en "+ Nuevo lead"
3. Se abre formulario de creación

Información básica

Nombre del contacto (obligatorio)

• Nombre de la persona o empresa
• Ej: "Juan García" o "Empresa ABC S.A."

Tipo de contacto (obligatorio)

• Persona / Empresa
• Afecta campos disponibles

Correo electrónico (obligatorio)

• Correo válido
• Usado para comunicación

Teléfono (recomendado)

• Número celular o de oficina
• Para contacto directo

Empresa (si es persona)

• Nombre de empresa del contacto
• Puede vincular a empresa existente

Posición/Cargo (recomendado)

• Rol del contacto
• Ej: "Gerente de Operaciones"

Información de ubicación

País (obligatorio)

• Ubicación del lead

Ciudad/Región (recomendado)

• Para segmentación geográfica

Dirección (opcional)

• Dirección física si la tienes

Etapa del lead (Pipeline)

Estados de lead

Cada lead avanza a través de etapas:

1. Nuevo

• Contacto recién capturado
• No ha habido seguimiento aún

2. Contactado

• Primer contacto realizado
• Respuesta inicial obtenida

3. Calificado

• Lead tiene presupuesto
• Tiene necesidad real
• Tiene autoridad de decisión

4. Negociación

• Propuesta enviada
• Discusiones de precio/términos
• Clarificación de necesidades

5. Ganado

• Lead convertido a cliente
• Contrato/venta cerrada
• Pasa a módulo de Clientes

6. Perdido

• Decidió no continuar
• Presupuesto agotado
• Necesidad cambió

Mover lead en pipeline

1. Ve a CRM → Leads
2. Vista "Kanban" muestra columnas por etapa
3. Arrastra lead de columna a columna
4. O en vista de detalle, haz clic en etapa para cambiar

Registrar razón de cambio

Cuando cambias etapa:

1. Sistema pide motivo (opcional)
2. Registra fecha de cambio
3. Se mantiene en historial

Fuente del lead

De dónde vino el lead

Registra cómo llegó:

• Referral - Recomendación de cliente
• Web - Tu sitio web
• Email - Contacto directo por correo
• Teléfono - Llamada
• Evento - Conferencia, feria, networking
• Social media - Facebook, LinkedIn, etc.
• Publicidad - Anuncio online/offline
• Busca - Google, búsqueda natural
• Otro

Nota: Útil para medir retorno de inversión en marketing

Agente asignado

Asignar a vendedor (recomendado)

1. Haz clic en "Asignar agente"
2. Selecciona miembro del equipo
3. Agente recibe notificación
4. Es responsable de seguimiento

Cambiar asignación:

1. Haz clic en agente actual
2. Selecciona otro
3. Se crea registro de cambio

Seguimiento de leads

Tareas de seguimiento

Para cada lead, crea tareas:

1. En el lead, haz clic "+ Agregar tarea"
2. Configura:

- Tipo: Llamada / Email / Reunión / Otra

- Descripción: Qué necesitas hacer

- Fecha límite: Cuándo hacerlo

- Prioridad: Alta / Normal / Baja

1. Guarda

Ejemplos de tareas:

• "Enviar propuesta inicial"
• "Llamar para aclarar presupuesto"
• "Agendar reunión de demostración"

Historial de actividades

Cada lead muestra:

• Correos enviados
• Llamadas registradas
• Reuniones completadas
• Cambios de estado
• Notas agregadas

Agregar nota:

1. Ve a lead
2. Haz clic "+ Agregar nota"
3. Escribe observación
4. Fecha se registra automáticamente
5. Visible para todo el equipo

Evaluación del lead

Datos de compra

Información de decisión:

Presupuesto estimado

• Rango de inversión del lead
• Ej: $5,000 - $10,000

Cronograma

• Cuándo necesita el servicio
• Inmediato / Este mes / Este trimestre / Este año

Prioridad

• Qué tan urgente es para ellos

Autoridad de decisión

• ¿Puede decidir solo?
• Necesita aprobación superior

Calificación de lead (Lead Score)

Sistema calcula automáticamente un score:

Factores que suman:

• Correo abierto: +5 puntos
• Click en link: +10 puntos
• Descargó recurso: +15 puntos
• Vio demo: +20 puntos
• Presupuesto definido: +25 puntos
• Cronograma definido: +15 puntos
• Contacto directo: +10 puntos

Score indica:

• < 50: No listo aún
• 50-75: Calificado
• 75+: Altamente calificado (prioridad)

Contacto con leads

Enviar email

1. En el lead, haz clic "Enviar email"
2. Selecciona plantilla o escribe custom
3. O compone mensaje
4. Haz clic "Enviar"
5. Se registra automáticamente

Registrar llamada

1. Haz clic "+ Registrar llamada"
2. Especifica:

- Fecha/hora

- Duración

- Notas de llamada

- Próximo paso

1. Se agrega al historial

Agendar reunión

1. Haz clic "+ Agendar reunión"
2. Selecciona hora disponible en tu calendario
3. Configura:

- Fecha/hora

- Duración

- Ubicación/link Zoom

- Asistentes

1. Se envía invitación automática al lead

Convertir lead a cliente

Cuando está listo

Una vez ganado el lead:

1. Abre lead
2. Ve a "Acciones"
3. Haz clic "Convertir a cliente"
4. Sistema muestra formulario de conversión

Proceso de conversión

1. Confirmar información

- Verifica datos correctos

- Actualiza si es necesario

1. Crear cliente

- Se crea registro en Clientes

- Con información del lead

1. Crear primer proyecto (opcional)

- O vincular a proyecto existente

- Para iniciar trabajo

1. Crear deal/opportunity (opcional)

- Para trackear valor de venta

1. Confirmar

- Lead se marca como "Ganado"

- Pasa a módulo de Clientes

Reportes de leads

Acceso a reportes

Ve a CRM → Leads → Reportes

Análisis disponibles

• Estado de pipeline - Leads en cada etapa
• Fuente de leads - De dónde vienen
• Tasa de conversión - Leads → Clientes
• Tiempo en pipeline - Cuánto tarda convertir
• Valor promedio - Valor de deals por lead
• Agent performance - Quién convierte más

Filtros y búsqueda

Búsqueda rápida

1. Ve a CRM → Leads
2. En buscador, escribe:

- Nombre del lead

- Empresa

- Correo

1. Presiona Enter
2. Se muestran resultados

Filtros avanzados

Haz clic en "Filtros":

• Etapa - Nuevo, Contactado, Etc.
• Fuente - De dónde vinieron
• Agente asignado - Por vendedor
• Fecha de creación - Rango de fechas
• Presupuesto - Rango de inversión
• Lead Score - Altamente calificado, etc.

Ejemplo: Mostrar todos los leads de "Evento" que están en etapa "Calificado"

Tareas y recordatorios

Vista de tareas

En dashboard o CRM:

• Lista de todas tus tareas pendientes
• Ordenadas por fecha límite
• Filtrable por prioridad

Recordatorios automáticos

Sistema envía recordatorios:

• 1 día antes de fecha límite
• Por email o notificación
• Personalizable

Plantillas de email

Para agilizar comunicación:

1. Ve a Configuración → Plantillas de email
2. Crea plantillas reutilizables:

- "Primer contacto"

- "Envío de propuesta"

- "Seguimiento 1 semana"

- "Seguimiento final"

1. Usa en leads:

- Abre lead

- "Enviar email"

- Selecciona plantilla

- Personaliza si es necesario

- Envía

Integración con calendario

Sincronizar con calendario

Si tienes integración Google Calendar:

1. Las reuniones agendadas aparecen en tu calendario
2. Los cambios en calendario se reflejan en lead
3. Recordatorios automáticos en ambos

Mejores prácticas

Captura de leads

1. Sé específico - Información correcta en creación
2. Asigna rápido - A agente responsable
3. Documenta fuente - Para entender qué funciona

Seguimiento

1. Tarea en 24h - No dejes pasar más de 1 día
2. Comunicación regular - Mantén contacto activo
3. Escala si es necesario - Involucra a gerencia si la necesita

Conversión

1. Califica antes - Asegura que es cliente real
2. Sé profesional - Mantén tono consistente
3. Documenta todo - Para referencia futura

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