Conocimiento

Las tareas son la unidad fundamental de trabajo en proyectos. Aprende a crear, asignar, priorizar y trackear tareas de manera efectiva.

Crear tarea

Acceso

1. Ve a Proyectos → [Tu proyecto]
2. "Tareas"
3. "+ Nueva tarea"

O en vista de calendario/kanban, "+ Nueva tarea"

Información básica

Nombre de tarea (obligatorio)

• Qué se debe hacer
• Claro y conciso
• Ej: "Crear plan de vuelo zona A"
• Ej: "Procesar imágenes en EXIF"

Descripción (recomendado)

• Detalle completo
• Qué incluye
• Criterios de aceptación
• Links a documentos relacionados

Proyecto (obligatorio)

• A qué proyecto pertenece

Asignación

Asignado a (obligatorio)

• Quién ejecuta tarea
• De miembros del proyecto
• Una sola persona responsable

Colaboradores (opcional)

• Otros que ayudan
• Múltiples posibles
• Reciben notificaciones

Cronograma

Fecha de inicio (recomendado)

• Cuándo puede empezar
• No siempre día 1 del proyecto

Fecha de vencimiento (obligatorio)

• Cuándo debe estar lista
• Sistema da recordatorios

Duración estimada (recomendado)

• En horas
• Para cálculos de capacidad
• Útil para tracking

Prioridad y estado

Prioridad (obligatorio)

• Alta (urgente, bloquea otras)
• Normal (trabajo regular)
• Baja (cuando hay tiempo)

Estado inicial (automático)

• Generalmente "Pendiente"
• Cambias conforme avanzas

Detalles de tarea

Hito asociado

Para vincular a hito del proyecto:

1. En tarea, ve a "Hito"
2. Selecciona hito
3. Crea una "tarea de entrega" que marca finalización de hito

Etiquetas

Agregar etiquetas para categorizar:

1. "+ Agregar etiqueta"
2. Ej: "Urgente", "Cliente", "Revisión", "Documentation"
3. Reutiliza etiquetas existentes
4. Filtra por etiqueta después

Archivos relacionados

Adjunta documentos:

1. "+ Agregar archivo"
2. Sube especificaciones, referencias, plantillas
3. Equipo accede sin buscar en carpetas

Subtareas

Desglosar en subtareas

Si tarea es compleja:

1. En tarea, "+ Agregar subtarea"
2. Para cada subtarea:

- Asignado a (puede ser otra persona)

- Fecha vencimiento

- Estimado en horas

Progreso de subtareas

• % completo de tarea = % de subtareas completas
• Útil para trabajo en equipo
• Desglosar complejidad

Ejemplo:

Tarea: "Procesar datos cartográficos"

• Subtarea: "Georreferenciar imágenes"
• Subtarea: "Crear mosaico"
• Subtarea: "Generar DEM"
• Subtarea: "QA y validación"

Dependencias

Crear dependencia

Si tarea A debe completarse antes que tarea B:

1. En tarea B, "+ Agregar dependencia"
2. Selecciona tarea A
3. Tipo: "Bloquea" (A debe completarse antes de B)

Ver dependencias

En vista Gantt:

• Líneas muestran relaciones
• Camino crítico resaltado (rojo)
• Ayuda a identificar cuellos de botella

Tarea bloqueada

Si tarea tiene dependencia incompleta:

• Se marca "Bloqueada"
• No puede moverse a "Completa"
• Sistema alerta si fecha de la dependencia está en riesgo

Cambiar estado de tarea

Estados disponibles

Pendiente

• No ha comenzado
• No asignada o esperando inicio

En progreso

• Trabajo activamente en curso
• Registra tiempo real
• Muestra que está siendo ejecutada

En revisión

• Completada pero en QA
• Esperando aprobación
• Gerente o cliente revisa

Completada

• Finalizada y aprobada
• Cierra tarea
• Se registra tiempo

Bloqueada

• Esperando dependencia
• O esperando más información
• Nota de qué bloquea

Cambiar estado

1. En tarea o vista kanban
2. Haz clic en estado
3. Selecciona nuevo
4. Se registra fecha/usuario de cambio

Comentarios y comunicación

Agregar comentarios

1. En tarea, "Comentarios"
2. "+ Nuevo comentario"
3. Escribe:

- Clarificaciones

- Feedback

- Actualizaciones

1. @menciona personas para notificar
2. Adjunta archivos si necesario

Historial de tarea

Se registra automáticamente:

• Cambios de estado
• Cambios de asignado
• Comentarios
• Archivos agregados
• Tiempo registrado
• Cambios de prioridad

Registrar tiempo en tarea

Desde la tarea

1. Ve a "Tiempo"
2. "+ Agregar tiempo"
3. Configura:

- Horas trabajadas

- Billable (sí/no)

- Notas

Desde Time tracking

1. Ve a Proyectos → Time tracking
2. "+ Nuevo registro"
3. Selecciona tarea
4. Configura tiempo
5. Guarda

Timer integrado

Para trabajar en tiempo real:

1. En tarea, "Iniciar timer"
2. Se abre contador
3. Sigue funcionando si navegas
4. Click "Parar" cuando terminas
5. Se registra automáticamente

Asumir tarea

Si eres ejecutor

1. Abre tarea asignada a ti
2. Haz clic "Asumir tarea"
3. Cambias estado a "En progreso"
4. Informas al equipo que comenzaste

Asignar a otro

Si necesitas reasignar

1. Abre tarea
2. Haz clic en "Asignado a"
3. Selecciona otra persona
4. Envía notificación explicando
5. Se registra cambio

Personalizar vista de tareas

Filtros

Filtra tareas por:

• Estado (Pendiente, En progreso, etc.)
• Asignado a (tu nombre, equipo, etc.)
• Prioridad
• Etiqueta
• Fecha vencimiento
• Proyecto

Ejemplo: Mostrar todas tareas "En progreso" asignadas a "Juan" con prioridad "Alta"

Ordenar

Ordena por:

• Fecha de vencimiento
• Prioridad
• Asignado
• Última actualización

Vistas diferentes

Lista

• Tabla clásica
• Columnas: nombre, asignado, estado, fecha, prioridad
• Buena para búsqueda

Kanban

• Columnas por estado
• Arrastra tareas entre columnas
• Visual y intuitivo
• Buena para flujo

Calendario

• Vista por fecha
• Barras muestran duración
• Identifica sobrecarga
• Buena para planificación

Gantt

• Cronograma de proyecto
• Muestra dependencias
• Identifica camino crítico
• Buena para proyectos complejos

Tareas recurrentes

Para trabajo que se repite:

1. "+ Nueva tarea recurrente"
2. Configura:

- Patrón: Diaria / Semanal / Mensual

- Día de semana (si aplica)

- Duración de repetición (ej: 3 meses)

- Asignado a

Sistema automáticamente:

• Crea instancia nueva cada ciclo
• La asigna
• La coloca en proyecto

Ejemplos:

• "Reunión de proyecto" (Lunes 10:00, Semanal)
• "Inspección pre-vuelo" (Diaria)
• "Reporte de progreso" (Viernes, Semanal)

Importancia y urgencia

Matrix

Usa para priorizar:

| | No Urgente | Urgente |

|---|---|---|

| Importante | Planifica | Haz primero |

| No Importante | Delega | Evita |

Aplica a tus tareas:

• Cuadrante 1 (Importante + Urgente): Prioridad Alta
• Cuadrante 2 (Importante + No urgente): Planifica
• Etc.

Reminders y notificaciones

Automáticos

Sistema notifica:

• 1 día antes de vencimiento
• 3 días antes de vencimiento (si es tarea compleja)
• Cuando se mencione tu nombre
• Cuando cambien fecha/prioridad

Personalizables

En Configuración → Notificaciones:

• Qué eventos envían alerta
• Canales (Email, app, SMS)
• Horarios de notificaciones

Mejores prácticas

Creación

1. Nombre claro - Entienda cualquiera qué se debe hacer
2. Descripción completa - Criterios de aceptación, referencias
3. Estimación realista - Horas que realmente llevará
4. Prioridad correcta - Refleja importancia real

Asignación

1. Asigna rápido - No dejes tareas sin dueño
2. Capacidad considerada - No sobrecargues personas
3. Consulta antes - Si asignación es a persona externa
4. Confirma comprensión - Que entienda qué se espera

Ejecución

1. Actualiza estado - Mantén al día
2. Registra tiempo - Para datos reales
3. Comunica bloqueos - Rápidamente
4. Pide ayuda si necesitas - No sufras en silencio

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