El registro de tiempo es fundamental para entender productividad, costos reales y rentabilidad de proyectos. UAS Control permite registrar tiempo de múltiples formas.
Formas de registrar tiempo
1. Timer integrado
Para trabajo en tiempo real:
- Ve a tarea
- Haz clic "Iniciar timer"
- Se abre contador visible
- Puedes navegar plataforma (sigue corriendo)
- Haz clic "Parar" cuando terminas
- Se registra automáticamente
Ventajas:
- Preciso
- Fácil de usar
- No olvidas registrar
2. Registro manual
Para tiempo pasado:
- En tarea, "Tiempo"
- "+ Agregar tiempo"
- Configura:
- Fecha de trabajo
- Horas trabajadas
- Descripción
- Billable (sí/no)
- Guarda
Cuando usar:
- Tiempo pasado
- Información de otro sistema
- Trabajo anterior a sistema
3. Desde bitácora de vuelo
Automáticamente se crea:
- Completar bitácora de vuelo
- Duración de vuelo se registra
- Asignado a piloto automáticamente
- Vinculado a proyecto si existe
Automático para operaciones aéreas.
4. Batch import
Para datos históricos:
- Ve a Proyectos → Time tracking
- "Importar"
- Carga archivo Excel con formato:
- Fecha
- Horas
- Usuario
- Tarea/Proyecto
- Sistema importa todo
Útil para migración de datos.
Registrar en Time tracking
Acceso central
Ve a Proyectos → Time tracking
Vista centralizada de:
- Todos los tiempos registrados
- Por usuario
- Por proyecto
- Por período
Crear registro
- "+ Nuevo registro"
- Configura:
- Usuario (cuyo tiempo es)
- Proyecto
- Tarea (opcional)
- Fecha de trabajo
- Horas trabajadas
- Tipo: Billable / Non-billable
- Descripción
- Guarda
Billable vs Non-billable
Horas billables
Se cobran al cliente:
- Trabajo directo en tarea del proyecto
- Típicamente 100% del tiempo del piloto/técnico
- Se incluye en facturación
Horas no billables
No se cobran:
- Tiempo administrativo interno
- Capacitación
- Reuniones internas
- Preparación no requerida por cliente
Marcar horas
En cada registro, selecciona:
- ☑ Billable - Se cobra al cliente
- ☐ Non-billable - Costo interno
Reportes de tiempo
Acceso a análisis
Ve a Proyectos → Time tracking → Reportes
Reportes disponibles
Por usuario
- Total de horas por persona
- Billable vs non-billable
- Proyectos donde trabajó
- Productividad
Por proyecto
- Total de horas invertidas
- Presupuesto vs real
- Costo por tarea
- Rentabilidad
Por cliente
- Total facturado
- Comparativa período a período
- Margen ganado
Financiero
- Ingresos vs costos de mano de obra
- Tarifa horaria efectiva
- Margen por proyecto
Facturación basada en tiempo
Proyectos Time & Material
Si tu cliente paga por horas:
- Ve a proyecto
- "Facturación"
- Crea factura desde tiempos registrados
- Sistema calcula:
- Horas billables
- Tarifa por hora (configurable)
- Subtotal de tiempo
- Agrega otros costos (gastos, equipamiento)
- Emite factura
Tarifa horaria
Configura tarifa por:
- Usuario
- Rol (Piloto, Técnico, etc.)
- Proyecto específico
- Cliente
Sistema aplica tarifa correcta automáticamente al facturar.
Control de presupuesto
Seguimiento de presupuesto
En proyecto:
- "Presupuesto"
- Muestra:
- Presupuesto total
- Horas presupuestadas
- Horas reales gastadas
- % utilización
- Proyección si continúa ritmo
Alertas de presupuesto
Sistema alerta cuando:
- 75% del presupuesto usado
- 100% alcanzado (sobre presupuesto)
- Proyección indica sobregiro
Configurable en Configuración.
Análisis de productividad
Por usuario
Ve a Reportes → Productividad
Muestra por persona:
- Total de horas trabajadas
- Promedio de horas por día
- Proyectos más activos
- Eficiencia (billable / total)
- Comparativa histórica
Por equipo
Análisis de:
- Utilización del equipo
- Distribución de carga
- Especialización por rol
- Capacidad disponible
Integración con nóminas
Si tienes módulo RRHH:
- Horas registradas en projects
- Se sincronizan a nóminas automáticamente
- Basado en contrato del empleado
- Simplifica cálculo de salarios
Importante: Configura sincronización en Configuración → Integraciones → RRHH
Exportar datos de tiempo
Descargar reportes
- Ve a reportes
- Haz clic "Descargar"
- Formato: Excel / PDF / CSV
Útil para:
- Enviar a cliente (Excel con detalles)
- Análisis externo
- Auditoría
Formato de Excel
Típicamente incluye:
- Usuario
- Fecha
- Proyecto/Tarea
- Horas
- Descripción
- Billable (sí/no)
Validación de tiempos
Aprobación de tiempos
Opcionalmente requiere aprobación:
- En Configuración → Políticas de tiempo
- Requiere aprobación: Sí/No
- Aprobador: Gerente / Supervisor
Flujo:
- Usuario registra tiempo
- Estado: "Pendiente aprobación"
- Aprobador revisa y aprueba
- Tiempo se considera "oficial"
Editar tiempo registrado
Después de registro:
- Abre registro
- Haz clic "Editar"
- Modifica horas/descripción
- Guarda
- Se registra que fue modificado
Bloqueo de períodos
Para períodos cerrados (ej: mes anterior):
- Ve a Configuración → Períodos de tiempo
- "Bloquear período"
- Usuarios no pueden agregar/editar en ese período
- Excepto si tiene rol de excepción
Útil para:
- Cierre de mes
- Auditoría
- Prevenir cambios posteriores
Mejores prácticas
Registrar tiempo
- Puntual - No dejes para después
- Preciso - Horas reales invertidas
- Descriptivo - Qué se hizo, no solo "trabajo"
- Billable correcto - Sé honesto con cliente
Supervisión
- Revisa regularmente - Tiempos incompletos
- Valida presupuestos - Que no se disparen costos
- Comunica sobregiros - Antes de que sea problema
- Ajusta estimaciones - Para proyectos futuros
Análisis
- Identifica tendencias - Dónde se gasta más tiempo
- Mejora estimaciones - Usa datos históricos
- Identifica cuellos - Qué tareas toman más
- Calcula rentabilidad - Margen real por proyecto
Artículos relacionados
- [Crear proyecto](../proyectos/01-crear-proyecto.md)
- [Gestión de tareas](../proyectos/02-gestion-tareas.md)
- [Facturas](../finanzas/01-facturas.md)
